Как аграрию перейти на электронные транспортные накладные: пошаговая инструкция

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при коммерческих грузоперевозках оформляются в электронном виде. Обязательный переход установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Минтранс разъяснил принцип перехода: документооборот, начатый на бумаге, завершается на бумаге, а начатый электронно — завершается электронно. При этом смешивать формы в рамках одной перевозки нельзя. Штрафы за бумажные документы до 1 марта 2027 года применяться не будут — до этой даты инспекторы ограничиваются устным замечанием вместо протокола, затем ЭТрН должны стать нормой для всего рынка перевозок, который затрагивает и АПК. Редакция журнала Поле.РФ разбирает по пунктам, что нужно сделать аграриям.

Шаг 1. Определите, нужна ли вам ЭТрН

Критерий один: есть ли договор перевозки с третьим лицом.

Если хозяйство везет зерно на элеватор собственными грузовиками без договора перевозки — ЭТрН не оформляется. Обязательный электронный путевой лист с 1 сентября на сельхозперевозки не распространяется. Исключение — виноградарские хозяйства и производители вина: для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции электронный путевой лист обязателен, даже если груз везет собственный транспорт.

Если привлекается сторонний перевозчик по договору перевозки — требуется электронная накладная. При этом отдельную ЭТрН на каждую партию создавать не нужно. Если партии следуют в одном транспортном средстве от одного грузоотправителя для одного грузополучателя из одного места погрузки в одно место выгрузки, допускается оформление одной накладной.

Шаг 2. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Для работы с ЭТрН требуется только квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, и признается государственными информационными системами, включая ГИС ЭПД. В ЭТрН подпись ставится УКЭП организации либо УКЭП сотрудника вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов, централизованная цифровая платформа, в которой аккумулируются сведения о грузовых перевозках, оформленные в электронном формате. 

Шаг 3. Оформите машиночитаемые доверенности для сотрудников

Если подписывать ЭТрН будет не директор, а логист, диспетчер, кладовщик или начальник тока — на каждого такого сотрудника нужно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Без доверенности сотрудники не смогут подписывать электронные перевозочные документы от имени компании своей УКЭП физлица. Рекомендуется провести инвентаризацию сотрудников и своевременно оформить и выдать МЧД.

Шаг 4. Выберите оператора ИС ЭПД

Электронный обмен идет не напрямую с ГИС ЭПД, а через оператора, включенного в реестр Минтранса. Реестр размещен на официальном сайте Минтранса России и обновляется регулярно — перед выбором оператора сверяйтесь с актуальной выгрузкой, а не только со списком ниже.

Операторы, подключенные к ГИС ЭПД (по реестру Минтранса на 03.09.2026):

1. АО «Калуга Астрал»
2. АО «ПФ «СКБ Контур»
3. ООО «Эдивеб»
4. ООО «Такском»
5. ООО «СберКорус»
6. ООО «Компания «Тензор»
7. ООО «Эвотор ОФД»
8. ООО «ФораПром»
9. ООО «Айтиком»
10. ООО «ОПЕРАТОР-ЦРПТ»
11. АО «Точка»
12. ООО «НТСсофт»
13. АО «Энергетические системы и коммуникации»
14. АО «НИИАС»
15. ООО «АТИ-Доки» (в процессе подключения)
16. АО «НТЦ СТЭК» (в процессе)

Шаг 5. Настройте учетную систему

Электронная транспортная накладная состоит из 9 титулов — отдельных файлов обмена, которые последовательно заполняют и подписывают участники перевозки. Четыре обязательны для любой перевозки: инициация (Т1), погрузка (Т2), выгрузка грузополучателем (Т3), выгрузка перевозчиком (Т4).

Остальные пять используются по ситуации: например, титулы 5–6 фиксируют стоимость перевозки, титул 7 — переадресовка (подписывает перевозчик), титул 8 — замена транспортного средства или водителя, титул 9 — указание о переадресовке от грузоотправителя. Точный набор опциональных титулов и их нумерация могут немного отличаться в интерфейсе конкретного оператора ЭДО — при настройке сверьтесь с документацией выбранного оператора.

Создает ЭТрН грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. Формат утвержден ФНС России, обмен идет XML-файлами через оператора, далее — в ГИС ЭПД.

Наглядно, как перевозчик работает с ЭТрН «в поле», можно увидеть на примере специализированной платформы для зерновых перевозок Смартсидс (SmartSeeds). Вся работа с титулами 2 и 4 — единственными, что касаются перевозчика в стандартном сценарии, — идет в мобильном приложении, которое поддерживает офлайн-режим: при нестабильном интернете это отдельно отмечается иконкой, с накладной можно продолжать работать, а данные уходят в ГИС ЭПД, как только связь восстановится.

Динамический QR-код для инспектора ГИБДД доступен на экране смартфона и без связи. Из отраслевой специфики — справочники культур с параметрами качества и поле для номера СДИЗ прямо в структуре накладной. Это удобнее, чем искать эти реквизиты среди универсальных полей в отраслевых нейтральных решениях. 

Шаг 6. Решите вопрос с массой груза без весов

На поле весов нет — это главная практическая проблема для аграриев. Форма накладной прямо предусматривает метод «расчетная масса груза» (приложение № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Расчетный метод по объему кузова и насыпной плотности применяется в АПК десятилетиями.

Внесите массу в ЭТрН с пометкой «масса определена расчетным методом» в поле «Особые отметки». Расчетная масса при погрузке и фактическая масса при приемке — это два разных реквизита одного документа. Их расхождение само по себе не является дефектом накладной и не требует ее исправления.

Шаг 7. Обеспечьте работу при отсутствии интернета

Минтранс утвердил порядок работы при нештатных ситуациях, когда допустима бумажная транспортная накладная или QR-код на подготовленную электронную. 

Отсутствие интернета в точке погрузки

Водители, находящиеся в рейсе без интернета, могут предъявлять заранее распечатанный или сохраненный на телефоне QR-код электронной транспортной накладной, рассказал в интервью ТАСС заместитель министра транспорта РФ Борис Ташимов.

Важный нюанс из разъяснений Минтранса: слабый, а не полностью отсутствующий интернет-сигнал в отдельных точках сам по себе не считается основанием для перехода на бумагу.

Порядок для водителя:

1. Пока есть связь — перед каждым рейсом сформировать и подписать ЭТрН в приложении оператора, сохранить QR-код на телефон (или распечатать) как резерв на случай пропажи сети в пути;
2. Если связь пропала на месте — показать сохраненный код; интернет для этого не нужен;
3. Если код предъявить нельзя (телефон разрядился, бумажной копии нет) и связи для повторного формирования документа тоже недостаточно — как исключение оформить накладную на бумаге;
4. Зафиксировать обстоятельства перехода на бумагу (время, место, что произошло) и сообщить о них диспетчеру или контрагенту — это упростит дальнейшую сверку;
5. Как только связь восстановится — убедиться в приложении оператора, что документ отправлен и статус обновился; сохраненные файлы и QR-коды не удалять до подтверждения доставки;

Режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации на территории перевозки. 

Бумажная накладная допускается, если перевозка идет по территории, где официально введен такой режим — в том числе из-за паводка, засухи, пожаров или иных природных ЧС (та же норма распространяется на чрезвычайное или военное положение и режим контртеррористической операции).

Если хозяйство работает в районе, где объявлен такой режим — например, из-за неблагоприятных погодных условий в уборочную, — переход на бумагу правомерен на весь период его действия. Отдельного акта, как при сбое интернета, оформлять не требуется — достаточно решения регионального оперштаба или комиссии по ЧС.

Шаг 8. Свяжите ЭТрН с ФГИС «Зерно»

При перевозке зерна необходимо одновременно соблюдать требования транспортного законодательства и отраслевые правила. Транспортный ЭДО не заменяет работу во ФГИС «Зерно».

Согласно правилам функционирования ФГИС «Зерно», СДИЗ (сопроводительный документ идентификации зерна) оформляется непосредственно в системе не позднее дня начала перевозки, товаропроизводителем — бесплатно. В ЭТрН номер СДИЗ обязателен.

Внутрихозяйственные перевозки: когда ЭТрН не нужна

Сценарий 1: Перевозка собственного груза между своими подразделениями (поле — ток, ток — склад)

Транспортная накладная не оформляется вообще. По разъяснению Минтранса, если организация использует собственный транспорт и договор перевозки не заключается, ЭТрН не требуется. Случай, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, отнесен к исключениям: при отсутствии договора перевозки с третьим лицом транспортная накладная оформляется на бумажном носителе.

Сценарий 2: Доставка собственного груза покупателю по договору поставки

Если стоимость доставки включена в цену товара и не выделена отдельно — договор перевозки не заключается, ЭТрН не оформляется. Перемещение подтверждается путевым листом. Если стоимость доставки выделена отдельно от стоимости товара — возникает смешанный договор с элементами перевозки, и требуется транспортная накладная.

Сценарий 3: Перевозка чужого груза своим транспортом без договора

Если услуга возмездная и есть признаки договора перевозки — требуется ЭТрН. Безопаснее либо оформить договор, либо не оказывать услугу.

Путевой лист обязателен при движении по дорогам общего пользования. При этом для сельхозперевозок электронная форма путевого листа не обязательна — норма ст. 6 закона № 259-ФЗ не содержит требования об электронной форме, изменения в неё не вносились.

СДИЗ не оформляется при перевозке партии зерна с поля до места хранения собственника в период уборки, а также при перемещении зерна без изменения собственника (элеватор — другой элеватор, подработка/обработка).

Чек-лист для агрария

• Проверить, есть ли договор перевозки с третьим лицом — если нет, ЭТрН не нужна;

• Получить УКЭП на организацию;

• Оформить МЧД на сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН;

• Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса;

• Настроить учетную систему для работы с титулами ЭТрН;

• Отработать расчетный метод определения массы груза;

• Обеспечить связь ЭТрН с ФГИС «Зерно» при перевозке зерна;

• Обеспечить водителей смартфонами — ЭПД в пути предъявляется с телефона.

Что грозит за отсутствие ЭТрН

Отдельной статьи КоАП именно за отсутствие электронной (в отличие от бумажной) транспортной накладной пока нет. При дорожных проверках применяется общая норма ч. 2 ст. 12.3 КоАП: предупреждение или штраф 500 рублей. Налагается он на водителя, а не на компанию. До 1 марта 2027 года даже эта санкция на практике заменяется устным замечанием, если у водителя есть накладная на бумаге.

Это не значит, что отсутствие ЭТрН безопасно для бизнеса:

• Операционный риск. Контрагент, работающий через ГИС ЭПД, может не принять бумажный документ и не закрыть рейс, пока не будет подписан электронный титул — это задержки оплаты и споры с партнерами.